Anwesenheitsliste Datenschutz

Formular zur Nachvollziehbarkeit der InfektionsketteDie Corona-Pandemie stellt Unternehmen auch in rechtlicher Hinsicht vor Herausforderungen!

So müssen in der Gastronomie und Hotellerie rechtliche Hürden gleich doppelt überwinden.
Auf der einen Seiten steht die Forderung der Regierung in Bezug auf die „Nachvollziehbarkeit der Infektionskette“ und auf der anderen Seite die Datenschutzgrundverordnung.

Vordrucke zur Erfassung der Personendaten stehen überall im Internet als Download bereit.
Parallel bieten viele WEB-Dienstleister entsprechende Web-Formulare an!

Generell müssen alle personenbezogenen Daten vor Zugriff und Einsicht von Dritten geschützt werden!
Im Klartext:
Nur die unmittelbar betroffenen Personen dürfen die Daten sehen.

Erfolgt die Erfassung in Papierform, so dürfen diese nicht offen und frei zugänglich herumliegen!
Gleiches gilt auch für die Reservierungsbücher.
Einen Sammelbogen, in denen die Daten der Gäste (Name, Anschrift, Telefonnummer) erfasst werden, sind nicht zulässig.

Erfolgt die Erfassung elektronisch mittels Webformular, so liegen die Hürden weitaus höher.
Sie, als „Betreiber“, müssen gewährleisten, dass die Daten entsprechend den Anforderungen des Datenschutzes sicher gespeichert werden.

1. Fremdanbieter müssen die Technik (Webserver) in der EU betreiben.
Werden die Server in den USA betrieben, muss der Anbieter sich dem EU-US-Privacy-Shield-Abkommen verpflichtet haben.
Bei allen andere Anbietern aus sogenannten Drittstaaten ist die Speicherung der Daten aus datenschutzrechtlicher Sicht sehr problematisch!

2. Es muss zwischen dem Anbieter und Ihnen ein Auftragsverarbeitungsvertrag bestehen.

3. Sie müssen in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen und die entsprechenden Kontaktdaten
und einen Link zu deren Datenschutzerklärung aufnehmen.

 

Egal wie Sie die Daten erfassen, es gilt:
1. Die erfassten Personendaten, dürfen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

2. Der Gast muss im Rahmen der DSGVO über die Erfassung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten und über die damit verbundenen Rechte informiert werden.

Beispiel der DEHOGA Saarland: https://www.dehogasaar.de/media/156871/corona_bedingte_registrierung.pdf